مخططات التدفق
ارسم خطوات العملية ونقاط القرار واتجاه السير. هناك ثلاثة أنواع من المخططات: سير العمل، وسير العملية، وتدفق البيانات. النوع الذي تختاره يحدد أشكال المربعات المتاحة لك.
سجل الآنمتى تستخدمها؟
- مخطط سير العمل: لعرض المهام والقرارات والموافقات ومن ينفذها.
- مخطط سير العملية: لتحليل إنتاج أو خدمة عبر خطوات التشغيل والنقل والفحص والانتظار والتخزين.
- مخطط تدفق البيانات: لرسم حركة البيانات بين الكيانات الخارجية والعمليات ومخازن البيانات.
خطوة بخطوة
- 1عند أول فتح تظهر شاشة اختيار النوع. يمكن تغيير النوع لاحقًا، وتُحوَّل المربعات إلى أقرب مقابل لها.
- 2من قائمة المخططات أعلى اليسار يمكنك الاحتفاظ بعدة مخططات في المشروع نفسه والتنقل بينها.
- 3مرّر المؤشر فوق صندوق: يظهر + على نقاط الاتصال الأربع كلها. اضغط واحدة واختر شكلاً، فيظهر الصندوق الجديد في تلك الجهة موصولاً. انقر نقرًا مزدوجًا على صندوق لتغيير اسمه، وانقر بالزر الأيمن لبقية الخيارات.
- 4ضع المربعات بالسحب كما تشاء؛ لا يوجد ترتيب تلقائي هنا، والتنسيق يعود إليك.
- 5لرسم اتصال، اسحب من أي نقطة في صندوق إلى أي نقطة في صندوق آخر: من الجانب إلى الجانب، من الأعلى إلى الأعلى، بأي اتجاه. لنقل أحد الطرفين، أمسك طرف الخط وأفلته على نقطة أخرى. انقر نقرًا مزدوجًا على الخط لتكتب عليه (مثلاً نعم / لا).
- 6أزرار التحكم أسفل اليسار للتكبير، والخريطة المصغّرة أسفل اليمين للتنقل في المخططات الكبيرة.
اختصارات لوحة المفاتيح (سطح المكتب)
نصائح
- ضع تسمية على كل مسار يخرج من مربع قرار؛ يجب أن يرى القارئ أي شرط يقود إلى أين.
- إذا لم يعد المخطط يتسع لشاشة واحدة فقسّمه: انقل الجزء المزدحم إلى مربع عملية فرعية وارسمه على حدة.
- مربع «الدور» في مخطط سير العمل يوضح من ينفذ الخطوة؛ اتركه جانبًا إن أردت وصف العملية بمعزل عن الأشخاص.
مثال تطبيقي
مثال: كيف يُعالَج طلب الإجازة
لدى كل شخص في الشركة نسخة مختلفة قليلًا من هذه العملية في ذهنه. من يعتمد، ومتى يُرفض الطلب، ومتى تتدخل الموارد البشرية — لا شيء من ذلك مكتوب. برسمها تنكمش المناقشة إلى صندوق واحد.
الخطوات
- البداية: الموظف يقدّم طلب إجازة
- معالجة: النظام يحسب الأيام المتبقية
- قرار: هل الأيام كافية؟
- لا ← يُرفض الطلب ويُسجَّل السبب
- نعم ← معالجة: ينتقل الطلب إلى المدير
التتمة
- قرار: هل يوافق المدير؟
- لا ← يعود السبب إلى الموظف وتنتهي العملية
- نعم ← معالجة: الموارد البشرية تسجّله في التقويم
- معالجة: يظهر في تقويم الفريق
- النهاية: يُرسَل التأكيد إلى الموظف
بعد الرسم برز أمر واحد: لم تكن هناك خطوة أصلًا تُعيد السبب في الطلبات المرفوضة. ما دامت العملية تعيش في الأذهان لم ينتبه أحد. وحين وُضعت في صناديق، أظهرت الثغرة نفسها.
الأسئلة الشائعة
ما هو المخطط الانسيابي؟
رسم يبيّن الخطوات التي تمر بها العملية من البداية إلى النهاية، وأين يُتخذ القرار وأين يتفرّع المسار. العملية التي يستغرق شرحها شفويًا خمس دقائق تُقرأ عادة في خمس ثوانٍ حين تُرسم.
ماذا تعني الرموز؟
الصندوق المستدير بداية أو نهاية، والمستطيل خطوة معالجة، والمعيّن قرار. من القرار يخرج سهمان على الأقل، غالبًا نعم ولا. هذا التفرّع هو ما يترك للقارئ تفسيرًا واحدًا فقط.
هل المخطط الانسيابي هو خريطة العمليات نفسها؟
قريب منها لكنه ليس هي. المخطط الانسيابي يبيّن ترتيب الخطوات. أما خريطة العمليات فأوسع عادة: تبيّن أيضًا من يتحمل مسؤولية كل خطوة وأين ينتقل العمل من فريق إلى آخر.
من أين أبدأ الرسم؟
من النهاية. اكتب كيف تنتهي العملية ثم ارجع إلى الوراء سائلًا «ما الذي يجب أن يحدث قبل هذا». البدء من الأول يُنتج غالبًا العملية المثالية لا العملية الواقعية.
هل هو مجاني؟
نعم. Klarsti مجاني حاليًا وبلا إعلانات، ولا تحتاج إلى حساب لرسم مخطط انسيابي.