流程图

画出一个流程的步骤、判断点和走向。共有三种图:工作流程图、工序流程图和数据流图。选定的类型决定了你能用哪些方框形状。

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什么时候用?

  • 工作流程图:展示任务、判断、审批,以及由谁执行。
  • 工序流程图:用作业、搬运、检验、等待、储存这些步骤剖析生产或服务过程。
  • 数据流图:描绘数据在外部实体、处理和数据存储之间怎样流动。

操作步骤

  1. 1第一次打开会出现类型选择。类型之后也能改,方框会转换成新类型里最接近的形状。
  2. 2左上角的图表菜单让你在同一个项目里保存多张图并互相切换。
  3. 3把指针移到方框上,四个连接点都会出现 +。点一个并选择形状,新方框就会出现在那一侧并自动连好。双击方框改名字,右键打开其他操作。
  4. 4方框自由拖动摆放;这里没有自动排布,版面由你决定。
  5. 5画连线时,从一个方框的任意连接点拖到另一个方框的任意点:左右相连、上上相连,方向随你。要换一端,抓住线的端头放到别的点上。双击连线可以在上面写字(例如 是 / 否)。
  6. 6左下角的控件用来缩放,右下角的小地图用来在大图里移动。

键盘快捷键(桌面端)

删除选中的方框或连线Delete
撤销Ctrl+Z
重做Ctrl+Y

小提示

  • 给判断框引出的每条路径都加标签;读的人必须看得出哪个条件通向哪里。
  • 一张图放不下一屏时就拆开:把拥挤的部分收进子流程方框,另画一张图。
  • 工作流程图里的「角色」方框用来说明谁执行这一步;如果你想脱离具体人来描述流程,就不要用它。

示例

示例:一份请假申请是怎么走的

公司里每个人脑子里的这套流程都略有不同。谁批、什么情况下被驳回、人事什么时候介入,全都没有写下来。画出来以后,争论只剩一个方框。

步骤

  • 开始:员工提交请假申请
  • 处理:系统计算剩余天数
  • 判断:剩余天数够吗
  • 否 → 驳回申请,记录理由
  • 是 → 处理:申请转给主管

接下来

  • 判断:主管是否批准
  • 否 → 理由退回员工,流程结束
  • 是 → 处理:人事登记到日历
  • 处理:同步到团队日历
  • 结束:向员工发送确认

画完之后有一件事很扎眼:驳回的申请根本没有任何一步把理由退回给本人。流程还留在各人脑子里的时候,谁都没注意到。落到方框上,缺口自己就现形了。

常见问题

什么是流程图?

把一件事从头到尾经过哪些步骤、在哪里做判断、在哪里分岔画出来的图。口头解释要五分钟的流程,画成图往往五秒就能读完。

各种图形代表什么?

圆角框是开始或结束,矩形是处理步骤,菱形是判断。判断至少引出两条箭头,通常是「是」和「否」。正是这个分岔,让读图的人只剩一种理解。

流程图和业务流程地图是一回事吗?

接近但不一样。流程图给出步骤的先后。业务流程地图通常更宽,还会标出每一步由谁负责、工作在哪里从一个团队交到另一个团队。

该从哪里开始画?

从结尾开始。先写清楚流程以什么结果收尾,然后倒着问「这之前必须发生什么」。从头画起,往往画出的是理想流程而不是真实流程。

免费吗?

免费。Klarsti 目前免费且没有广告,画流程图不需要账号。