PDCA-Zyklus
Plan, Do, Check, Act. Führt eine Verbesserung nicht als einmalige Aufgabe, sondern als drehendes Rad: Jede Runde beginnt mit dem Ergebnis der vorigen.
Jetzt registrierenWann wird es verwendet?
- Eine kleine Änderung ausprobieren, das Ergebnis messen und sie dann ausrollen.
- Festhalten, ob eine Maßnahme tatsächlich gewirkt hat.
- Runden verfolgen in Teams, die kontinuierlich verbessern.
Schritt für Schritt
- 1Schreib das Ziel des Zyklus oben hin und klicke auf Start.
- 2Es erscheinen vier Phasenfelder. Trag deine Punkte in das Feld unter jeder Phase ein.
- 3Ein Klick auf den Kreis links neben einem Punkt markiert ihn als erledigt und streicht ihn durch.
- 4Ein Projekt kann mehrere Zyklen enthalten; jedes Ziel wird zu einer eigenen Karte.
Tastenkürzel (Desktop)
Tipps
- Schreib in die Check-Phase etwas Messbares. Ohne Zahl hinter "ist es besser geworden?" schließt sich der Zyklus nie.
- Was aus der Act-Phase herauskommt, ist die Eingabe für die Plan-Phase der nächsten Runde.
- Versuch nicht, alle vier Felder gleichzeitig zu füllen; die Reihenfolge ist die Methode.
Beispiel
Beispiel: die Erstreaktionszeit im Support senken
Das Support-Team antwortet im Schnitt nach 14 Stunden. Das Ziel sind 4. Bevor jemand eingestellt wird, läuft ein einziger Zyklus.
Plan
- Ziel: durchschnittliche Erstreaktion unter 4 Stunden
- Annahme: Tickets stauen sich morgens und niemand übernimmt sie
- Versuch: eine Person hat von 09:00 bis 11:00 Dienst
- Dauer: zwei Wochen
Do
- Dienstplan im Team geteilt
- Wer Dienst hat, bekommt in diesen zwei Stunden keine andere Arbeit
- Erstreaktionszeit für jedes Ticket erfasst
Check
- Der Durchschnitt fiel von 14 auf 5 Stunden
- Morgens eingehende Tickets fielen auf 2 Stunden
- Abends eingehende Tickets änderten sich nicht
- Wer Dienst hatte, kam mit der eigenen Arbeit in Verzug
Act
- Der Morgendienst wird dauerhaft
- Arbeitslast an Diensttagen reduziert
- Neuer Zyklus für die Abendstunden eröffnet
Ein einziger Zyklus drittelte die Zeit und lieferte die nächste Frage gleich mit: die Abendtickets. So soll PDCA laufen — jeder Zyklus übergibt das Thema des nächsten.
Häufige Fragen
Was ist der PDCA-Zyklus?
Eine Schleife aus vier Schritten für kontinuierliche Verbesserung: Plan, Do, Check, Act. Auch als Demingkreis bekannt. Der Gedanke ist, statt einer großen Veränderung kleine Versuche zu machen, deren Ergebnis man tatsächlich misst.
Wie lang sollte ein Zyklus sein?
So kurz, wie du das Ergebnis noch messen kannst. Ein bis vier Wochen passen für die meiste Büroarbeit. Ein Halbjahreszyklus ist kein Zyklus: Bis du hinschaust, haben sich die Bedingungen verändert, und du weißt nicht, was was verursacht hat.
Was wird im Check gemessen?
Das, was du im Plan aufgeschrieben hast. Deshalb muss das Ziel eine Zahl sein: «schneller antworten» lässt sich nicht prüfen, «durchschnittliche Erstreaktion unter 4 Stunden» schon. Ohne vorher notierte Zahl wird aus Check eine Meinung.
Was, wenn der Versuch scheitert?
Ein gescheiterter Zyklus ist auch ein Ergebnis und wird nicht weggeworfen. Im Act-Schritt schreibst du auf, warum die Annahme nicht trug, und der nächste Zyklus startet damit. Die einzige echte Verschwendung bei PDCA ist, etwas Neues zu versuchen, ohne festzuhalten, was passiert ist.
Ist es kostenlos?
Ja. Klarsti ist derzeit kostenlos und werbefrei, und du brauchst kein Konto für einen PDCA-Zyklus.