Ciclo PDCA
Pianifica, Esegui, Verifica, Agisci. Porta avanti un miglioramento come una ruota che gira invece che come un'attività isolata: ogni giro parte dal risultato del precedente.
Registrati oraQuando usarlo?
- Provare un piccolo cambiamento, misurarne il risultato e poi estenderlo.
- Mettere per iscritto se una contromisura ha davvero funzionato.
- Seguire i giri nei gruppi che lavorano al miglioramento continuo.
Passo dopo passo
- 1Scrivi in alto l'obiettivo del ciclo e premi Inizia.
- 2Compaiono quattro riquadri di fase. Aggiungi i tuoi elementi nel campo sotto ciascuna fase.
- 3Fai clic sul cerchio a sinistra di un elemento per segnarlo come completato: viene barrato.
- 4Un progetto può contenere più cicli; ogni obiettivo diventa una scheda a sé.
Scorciatoie da tastiera (desktop)
Consigli
- Metti qualcosa di misurabile nella fase Verifica. Se dietro a «è migliorato?» non c'è un numero, il ciclo non si chiude mai.
- Quello che esce dalla fase Agisci è l'ingresso della fase Pianifica del ciclo successivo.
- Non cercare di riempire i quattro riquadri tutti insieme: procedere in ordine è il metodo stesso.
Esempio
Esempio: ridurre il tempo di prima risposta nell'assistenza
Il team di assistenza risponde in media in 14 ore. L'obiettivo sono 4. Prima di assumere qualcuno, esegue un solo ciclo.
Plan
- Obiettivo: prima risposta media sotto le 4 ore
- Ipotesi: le richieste si accumulano al mattino e nessuno le prende
- Prova: una persona di turno dalle 09:00 alle 11:00
- Durata: due settimane
Do
- Turni condivisi con il team
- Chi è di turno non riceve altro lavoro in quelle due ore
- Ora di prima risposta registrata per ogni richiesta
Check
- La media è scesa da 14 ore a 5
- Le richieste del mattino sono scese a 2 ore
- Quelle della sera non sono cambiate
- Chi era di turno è rimasto indietro sul proprio lavoro
Act
- Il turno del mattino diventa permanente
- Carico ridotto nei giorni di turno
- Nuovo ciclo aperto per le ore serali
Un solo ciclo ha ridotto il tempo a un terzo e ha prodotto da sé la domanda successiva: le richieste della sera. È così che il PDCA dovrebbe girare — ogni ciclo consegna l'argomento del successivo.
Domande frequenti
Che cos'è il ciclo PDCA?
Un anello di quattro passi per il miglioramento continuo: Plan, Do, Check, Act. Noto anche come ruota di Deming. L'idea è smettere di fare un grande cambiamento e fare invece piccoli esperimenti di cui si misura davvero il risultato.
Quanto deve durare un ciclo?
Il tempo più breve in cui puoi misurare il risultato. Da una a quattro settimane va bene per quasi tutto il lavoro d'ufficio. Un ciclo di sei mesi non è un ciclo: quando guardi le condizioni saranno cambiate e non saprai cosa ha causato cosa.
Cosa si misura nella fase Check?
Quello che hai scritto nella fase Plan. Per questo l'obiettivo deve essere un numero: «rispondere più in fretta» non si verifica, «prima risposta media sotto le 4 ore» sì. Senza un numero scritto prima, Check diventa un'opinione.
E se l'esperimento fallisce?
Un ciclo fallito è comunque un risultato e non si butta. Nella fase Act scrivi perché l'ipotesi non ha retto, e il ciclo successivo parte da lì. L'unico vero spreco nel PDCA è provare qualcosa di nuovo senza registrare cos'è successo.
È gratis?
Sì. Klarsti al momento è gratuito e senza pubblicità, e non serve un account per portare avanti un ciclo PDCA.