Ciclo PDCA
Planificar, Hacer, Verificar, Actuar. Lleva una mejora no como tarea única sino como una rueda que gira: cada vuelta empieza con el resultado de la anterior.
Regístrate ahora¿Cuándo usarlo?
- Para probar un cambio pequeño, medir el resultado y luego extenderlo.
- Para dejar constancia de si una medida funcionó realmente.
- Para seguir las vueltas en equipos que trabajan en mejora continua.
Paso a paso
- 1Escribe arriba el objetivo del ciclo y pulsa Empezar.
- 2Aparecen cuatro cuadros de fase. Añade tus puntos en el campo bajo cada fase.
- 3Al hacer clic en el círculo a la izquierda de un punto, este queda marcado como completado y tachado.
- 4Un proyecto puede contener varios ciclos; cada objetivo es una tarjeta.
Atajos de teclado (escritorio)
Consejos
- Pon algo medible en la fase de Verificar. Si "¿ha mejorado?" no tiene un número detrás, el ciclo no cierra.
- Lo que sale de la fase Actuar es la entrada del Planificar de la vuelta siguiente.
- No intentes llenar los cuatro cuadros a la vez; ir en orden es el método.
Ejemplo
Ejemplo: reducir el tiempo de primera respuesta en soporte
El equipo de soporte responde de media en 14 horas. El objetivo son 4. Antes de contratar a nadie, hacen un solo ciclo.
Planificar
- Objetivo: primera respuesta media por debajo de 4 horas
- Supuesto: los tickets se acumulan por la mañana y nadie los asume
- Prueba: una persona de guardia de 09:00 a 11:00
- Duración: dos semanas
Hacer
- Turnos repartidos con el equipo
- Quien está de guardia no recibe otro trabajo en esas dos horas
- Se registra la hora de primera respuesta de cada ticket
Verificar
- La media bajó de 14 horas a 5
- Los tickets de mañana bajaron a 2 horas
- Los de la tarde no cambiaron nada
- Quien estaba de guardia se retrasó en su propio trabajo
Actuar
- La guardia de mañana se hace fija
- Se reduce la carga los días de guardia
- Se abre un ciclo nuevo para las tardes
Un solo ciclo redujo el tiempo a un tercio y produjo por sí mismo la siguiente pregunta: los tickets de la tarde. Así se supone que funciona el PDCA — cada ciclo te entrega el tema del siguiente.
Preguntas frecuentes
¿Qué es el ciclo PDCA?
Un bucle de cuatro pasos para la mejora continua: planificar, hacer, verificar y actuar. También se conoce como ciclo de Deming y en América Latina como PHVA. La idea es dejar de hacer un gran cambio y hacer en su lugar experimentos pequeños cuyo resultado se mide de verdad.
¿Cuánto debe durar un ciclo?
El menor tiempo en el que puedas medir el resultado. De una a cuatro semanas encaja en casi todo el trabajo de oficina. Un ciclo de seis meses no es un ciclo: las condiciones habrán cambiado cuando mires y no sabrás qué causó qué.
¿Qué se mide en la fase de verificar?
Lo que escribiste al planificar. Por eso el objetivo tiene que ser un número: «responder más rápido» no se puede verificar, «primera respuesta media por debajo de 4 horas» sí. Sin un número escrito antes, verificar se convierte en opinión.
¿Y si el experimento falla?
Un ciclo fallido también es un resultado y no se tira. En la fase de actuar escribes por qué no se sostuvo el supuesto, y el ciclo siguiente parte de ahí. El único desperdicio real en PDCA es probar algo nuevo sin registrar lo que pasó.
¿Es gratis?
Sí. Klarsti es gratuito y sin publicidad ahora mismo, y no necesitas cuenta para llevar un ciclo PDCA.