Projektstrukturplan

Ein Baum mit drei Ebenen: oben das PROJEKT, darunter die PHASEN, darunter die ARBEITSPAKETE. Jedes Kästchen trägt Status, Fälligkeitsdatum, Arbeitszeit und Beschreibung. Anders als in der Mindmap steuerst du hier Arbeit, nicht Ideen.

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Wann wird es verwendet?

  • Um ein Projekt so weit herunterzubrechen, dass klar ist, wer was macht.
  • Um den Umfang festzuzurren: Was nicht im Baum steht, gehört nicht zum Projekt.
  • Um Arbeit an Termine zu binden und den Fortschritt über Status zu verfolgen.

Schritt für Schritt

  1. 1Ein Baum enthält ein Projektkästchen. Für ein zweites Projekt öffnest du links im Menü "Bäume" einen neuen Baum.
  2. 2Die Schaltfläche unten richtet sich nach der Auswahl: Beim Projekt heißt sie "Phase hinzufügen", bei einer Phase oder einem Arbeitspaket "Arbeitspaket hinzufügen". Ohne Auswahl kommt eine Phase unter das Projekt.
  3. 3Dasselbe per Tastatur: Strg-Klick auf ein Kästchen legt darunter ein neues an.
  4. 4Ein einfacher Klick wählt das Kästchen nur aus. Zum Auf- und Zuklappen der Zweige darunter doppelklickst du auf das Kästchen; die Kamera zentriert sich dabei darauf. (Ein Doppelklick auf den Namen bearbeitet den Namen.)
  5. 5Rechtsklick auf ein Kästchen: Name, Fälligkeitsdatum, Start- und Endzeit, Beschreibung und Status (Zu erledigen / In Arbeit / Erledigt / Fehlgeschlagen).
  6. 6Im selben Menü verschiebt "Zur Agenda hinzufügen" den Eintrag mit dem gewählten Datum in deine Agenda. Bei einem vergangenen Datum kommt eine Warnung.
  7. 7Markierst du einen Eintrag als fehlgeschlagen, erscheint "Ursache analysieren"; ein Klick überträgt ihn als Problem in die 5-Warum-Analyse.

Tastenkürzel (Desktop)

Auf dem Projektkästchen: Phase darunterCtrl+Klick
Auf Phase oder Arbeitspaket: Arbeitspaket darunterCtrl+Klick
Kästchen samt aller Zweige darunter verschiebenShift+Ziehen
Ausgewähltes Kästchen löschenDelete
RückgängigCtrl+Z
WiederholenCtrl+Y

Tipps

  • Was unter einem Arbeitspaket liegt, ist wieder ein Arbeitspaket; der Plan darf so tief gehen wie nötig.
  • Ziehst du ohne Shift, bewegt sich nur das angefasste Kästchen; alles darunter bleibt liegen.
  • Zerlege so lange, bis jedes Arbeitspaket klein genug ist, dass eine Person es allein abschließen kann.
  • Ein Datum löschst du über das kleine Kreuz neben dem Datumsfeld im Rechtsklickmenü; die Uhrzeiten verschwinden mit.

Beispiel

Beispiel: ein Café eröffnen

Sechs Monate bis zur Eröffnung. Die Aufgabe wirkt riesig und es gibt keinen offensichtlichen Punkt, an dem man sie anfasst. In drei Phasen zerlegt liefert jede Phase konkrete Pakete, die eine Person übernehmen kann.

1. Standort und Genehmigungen

  • Mieten in drei Vierteln vergleichen
  • Mietvertrag unterschreiben
  • Gewerbeanmeldung
  • Lebensmittelrechtliche Erlaubnis

2. Ausbau

  • Umbauplanung
  • Bauarbeiten
  • Espressomaschine und Mühle
  • Tische, Stühle, Theke

3. Eröffnung

  • Zwei Baristas einstellen
  • Karte und Preise
  • Lieferantenverträge
  • Eröffnungsankündigung

Zwölf Arbeitspakete. Der Umfang steht damit fest: Arbeit, die nicht im Baum steht, gehört nicht zum Projekt. Auch die Reihenfolge wird sichtbar — der Ausbau kann ohne Genehmigung nicht starten, und damit ist die erste Phase die riskante.

Häufige Fragen

Was ist ein Projektstrukturplan (PSP)?

Ein Baum, der ein Projekt zerlegt, bis jedes Stück klein genug ist, um es einer Person zu geben. Oben das Projekt, darunter die Phasen, darunter die Arbeitspakete. Sein Zweck ist nicht, die Arbeit zu verkleinern, sondern den Umfang sichtbar zu machen: was nicht im Baum steht, gehört nicht zum Projekt.

Wie viele Ebenen sollte ein PSP haben?

Drei Ebenen reichen für fast alles: Projekt, Phase, Arbeitspaket. Die Faustregel ist einfach — wenn du bei einem Kästchen sagen kannst, wer es macht und wie lange es dauert, hör auf zu zerlegen. Wenn nicht, geh eine Ebene tiefer.

Was ist der Unterschied zum Gantt-Diagramm?

Der PSP beantwortet «was ist zu tun», das Gantt-Diagramm «wann». Die richtige Reihenfolge ist erst Strukturplan, dann Kalender. Ein Gantt-Diagramm ohne vorherige Zerlegung ist eine halb erinnerte Aufgabenliste auf einer Zeitachse.

Wie groß sollte ein Arbeitspaket sein?

Ein gängiges Maß ist das, was eine Person in ein bis zwei Wochen schafft. Größer, und du kannst den Fortschritt nicht verfolgen; kleiner, und der Baum füllt sich mit Rauschen.

Ist es kostenlos?

Ja. Klarsti ist derzeit kostenlos und werbefrei, und du brauchst kein Konto, um einen Projektstrukturplan zu bauen.

Weitere Werkzeuge

5 Whys Analysis Fishbone Diagram Pareto Chart Histogram SWOT Analysis Decision Matrix Fault Tree Analysis Mind Map PDCA Cycle Waterfall Project Plan Flowchart Maker Org Chart Value Stream Mapping Daily Planner Gantt Chart Roadmap