工作分解结构 (WBS)

一棵三层的树:最上面是项目,下面是阶段,阶段下面是工作包。每个方框都带状态、截止日期、工时和说明。和思维导图不同,这里管的是工作,不是想法。

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什么时候用?

  • 把项目拆到能看清谁做什么为止。
  • 锁定范围:树上没有的工作,项目里也没有。
  • 把工作挂到日期上,用状态跟踪进度。

操作步骤

  1. 1一棵树只有一个项目方框。要做第二个项目,请从左侧“树”菜单新建一棵树。
  2. 2底部的添加按钮会跟着选择变化:选中项目时是“添加阶段”,选中阶段或工作包时是“添加工作包”。什么都没选时,会在项目下添加一个阶段。
  3. 3用键盘也一样:按住 Ctrl 点击方框,就会在它下面新建一个。
  4. 4普通点击只会选中方框。要展开或收起下面的分支,请双击方框;视图也会移到它上面。(双击名称则是编辑名称。)
  5. 5右键点击方框:名称、截止日期、开始和结束时间、说明和状态(待办/进行中/已完成/失败)都在这里设置。
  6. 6同一个菜单里的“加入日程”会按所选日期把它放进你的日程。日期已过会提示。
  7. 7把一项标为失败后,菜单里会出现“分析根本原因”,一点就把它作为问题送进 5why 工具。

键盘快捷键(桌面端)

在项目方框上:在其下添加阶段Ctrl+单击
在阶段或工作包上:在其下添加工作包Ctrl+单击
连同下面所有分支一起移动方框Shift+拖动
删除选中的方框Delete
撤销Ctrl+Z
重做Ctrl+Y

小提示

  • 工作包下面的还是工作包;需要多深就拆多深。
  • 不按 Shift 拖动时只移动你抓住的方框,下面的留在原处。
  • 一直拆到每个工作包一个人就能独立完成为止。
  • 要清除日期,点右键菜单里日期栏旁边的小叉;时间会一起清掉。

示例

示例:开一家咖啡馆

离开业还有六个月。事情看着一大团,找不到抓手。拆成三个阶段以后,每个阶段都能给出可以交给一个人负责的具体工作包。

1. 铺面与证照

  • 比较三个片区的租金
  • 签租赁合同
  • 营业执照
  • 食品经营许可

2. 装修

  • 装修设计
  • 施工
  • 咖啡机和磨豆机
  • 桌椅与吧台

3. 开业

  • 招两名咖啡师
  • 菜单与定价
  • 供应商协议
  • 开业宣传

一共十二个工作包。范围就此固定:不在这棵树上的事,也不在项目里。顺序也显出来了——证照没下来就动不了装修,所以真正有风险的是第一阶段。

常见问题

什么是工作分解结构(WBS)?

把项目一层层拆开,直到每一块都小到可以交给一个人负责的树状图。最上面是项目,往下是阶段,再往下是工作包。它的目的不是把活儿变小,而是把范围变清楚:树上没有的活儿,项目里也没有。

分几层合适?

三层足够应付大多数工作:项目、阶段、工作包。判断很简单——看着一个方框能答出「谁来做、要多久」,就可以停止拆分;答不出来,就再往下一层。

WBS 和甘特图有什么区别?

WBS 回答「要做什么」,甘特图回答「什么时候做」。正确顺序是先分解、后排期。没有分解就画的甘特图,不过是把一份记漏了一半的任务清单摆到时间轴上。

一个工作包多大合适?

常见的尺度是一个人一到两周能完成的量。再大就跟不住进度,再小则整棵树都是噪音。

免费吗?

免费。Klarsti 目前免费且没有广告,做工作分解结构不需要账号。